Código de Conduta Ética.

1. Objetivo deste Código

Este Código serve de referência obrigatória para a conduta de todos seus colaboradores, sócios, diretores, administradores, conselheiros, estagiários e menores aprendizes (Colaboradores), servindo como direcionamento também para fornecedores e parceiros comerciais, viabilizando um comportamento ético e exercendo ações de valores incorporados pela EPIC DIGITAL. Assim, este Código tem como principais objetivos:

• Apresentar as diretrizes éticas fundamentais praticadas pelos Colaboradores a este documento;
• Proclamar a adesão de todos os Colaboradores aos princípios e valores éticos e de moralidade corporativa apresentados neste Código;
• Estipular a relação dos com clientes, órgãos públicos, autoridades e com a sociedade de modo geral;
• Assegurar o comportamento moral como uma prática no ambiente corporativo;
• Dispor sobre as penalidades disciplinares e, eventualmente, sobre os procedimentos legais cabíveis aos Colaboradores infratores que estarão sujeitos.

2. Princípios Gerais, Visão e Valores

Todos aqueles a quem se aplica este Código deverão cumprir os deveres e observar os padrões éticos prescritos e notadamente, aos princípios norteadores da:

• Impessoalidade; Moralidade; Honestidade; Imparcialidade; Lealdade; Transparência;
• Sigilo e Proteção dos Dados Pessoais;
• Cooperação mútua; Segurança; Responsabilidade; Socioambiental; Iniciativa.

A EPIC DIGITAL tem por visão agregar valor ao negócio do cliente, objetivando o crescimento através de soluções de marketing digital e tecnologia HubSpot.

Para tanto, devem fazer parte do cotidiano e das condutas dos Colaboradores os seguintes valores:

• Integridade: ser ético, e não tolerar a corrupção e a ilegalidade;
• Respeito pelas pessoas: enxergar o ser humano como o bem mais valioso que existe;
• Respeito pelo meio ambiente: atuar em prol da sustentabilidade;
• Resiliência e inovação.

3. Assédio e Demais Práticas Não Toleradas

A EPIC DIGITAL repudia a prática de discriminação, racismo, suborno, extorsão, corrupção, pagamento de propina, em todas as suas formas, dentro ou fora de nossas empresas.

A EPIC DIGITAL não admite o assédio, seja sexual, moral ou de qualquer outra natureza, nem situações que configurem intimidação ou ameaça no relacionamento entre os Colaboradores, independentemente do nível hierárquico.

Caracteriza-se assédio o fato de alguém em posição privilegiada usar dessa vantagem para humilhar, coagir, constranger ou induzir em práticas ou omissões que impliquem em comportamento inadequado.

Esse tipo de prática submeterá o Colaborador às medidas previstas neste Código e demais normas, inclusive criminais, potencialmente aplicáveis.

4. Conduta Profissional

São exigidos de todos os Colaboradores os seguintes padrões de conduta profissional:

• Agir com integridade, competência, dignidade e ética quando lidarem com o público, clientes, entes de governo, autoridades, colegas e Colaboradores;
• Atuar e encorajar colegas, clientes, entes de governo e demais autoridades a atuar profissionalmente de forma ética e de modo a assegurar credibilidade à EPIC DIGITAL;
• Buscar a manutenção, elevação da sua competência técnica e contribuir para a capacitação de todos na empresa, procurando atingir o melhor resultado;
• Pautar seu comportamento profissional pela isenção no julgamento e pelo comedimento nas suas manifestações públicas;
• Se abster de realizar, em nome da EPIC DIGITAL, qualquer contribuição em valor, bens ou serviços para campanhas ou causas políticas;
• Tratar de forma cortês a todos, sem preconceitos de origem, raça, sexo, cor, idade, orientação sexual, posição social ou econômica, religião, evitando e denunciando quaisquer formas de discriminação;
• Resistir a eventuais pressões e intimidações de beneficiários, interessados e outros que visem obter quaisquer favores ou vantagens indevidas, por meio de ações imorais, ilegais e antiéticas;
• Relacionar-se com o cliente, entes de governo e autoridades de forma estritamente profissional, preservando a isenção necessária ao desempenho das funções;
• Guardar sigilo absoluto sobre as operações, bem como sobre as informações ainda não tornadas públicas, de seus clientes, entes de governo, prestadores de serviços e fornecedores, das quais tenha conhecimento por sua atuação profissional;
• Não oferecer ou aceitar qualquer vantagem indevida em decorrência das atividades exercidas, direta ou indiretamente, na EPIC DIGITAL;
• Exercer suas atividades sempre em respeito à proteção de dados pessoais, seguindo regras e parâmetros definidos neste Código, em treinamentos e políticas relacionadas ao tema, sobretudo a política de segurança da informação e de proteção de dados pessoais;
• Denunciar toda e qualquer conduta ou omissão que possam ser potencialmente caracterizados como infração a este Código e a qualquer outra norma ou princípio norteador da EPIC DIGITAL.

5. Conflitos de Interesses

O conflito de interesses ocorre quando o Colaborador usa de influência ou comete atos com o intuito de obter benefícios particulares ou para terceiros, que possam de qualquer forma influenciar ou direcionar padrões de conduta em benefício próprio ou de terceiros, que possam causar danos, prejuízos ou sejam contrários aos interesses da EPIC DIGITAL e de seus clientes.

O Colaborador e demais pessoas cujos serviços permitam relacionamento em nome de qualquer empresa da EPIC DIGITAL, os seus sócios e conselheiros não poderão realizar atividades externas, prestar consultoria, ocupar cargos em organizações cujos interesses sejam conflitantes aos da EPIC DIGITAL.

Também não são aceitos vínculos societários, próprios ou por intermédio de cônjuge ou familiares, conforme definido abaixo, com empresas que concorram diretamente com a EPIC DIGITAL, se o cargo que o Colaborador ocupar conferir o poder de influenciar transações, permitir acesso a informações privilegiadas ou se o vínculo beneficiar o Colaborador, cônjuge ou familiar.

O Colaborador que desempenhar atividades extras em outras empresas (ocupar posições em entidades externas) e/ou tiver cônjuge ou familiares que trabalhem em concorrentes e parceiros de negócios deve comunicar imediatamente o fato ao seu superior, por escrito, que avaliará eventuais conflitos de interesse e a concorrência com o horário de trabalho, evitando que sua atuação na EPIC DIGITAL seja prejudicada.

Consideram-se familiares por consanguinidade até o segundo grau: pais, filhos, avós e irmãos. Para os efeitos deste Código, são considerados também os parentes por afinidade até o segundo grau, a saber: cônjuge, companheiro(a), genro, nora, sogro(a), padrasto, madrasta, enteado(a).

5.1 Conflito de interesse de fornecedores

• Fornecedores, por vezes, poderão se deparar com situações que implicam em conflito de interesse. Isso se dará sempre que a atuação desse fornecedor ou daquele vinculado ao fornecedor possa ser comprometida por prestar ou ter prestado serviços para terceiros que possam ter qualquer tipo de interesse nos resultados decorrente dos serviços prestados à EPIC DIGITAL, influenciando ou de qualquer forma comprometendo, ainda que potencialmente, as decisões, os preços ou de qualquer forma impactando negativamente a prestação dos serviços à EPIC DIGITAL.
• Adicionalmente, fornecedores não poderão prestar serviços quando houver relação familiar entre aqueles envolvidos nos serviços e qualquer Colaborador, sócio ou conselheiro da empresa em relação que possa de qualquer forma implicar em potencial conflito de interesse.
• Os gestores e demais Colaboradores vinculados à contratação de fornecedores deverão adotar práticas capazes de assegurar o cumprimento de tais condições junto a todos os fornecedores contratados.

5.2 Conflito de interesses decorrente de relação entre Colaboradores

• Em regra, a EPIC DIGITAL não proíbe o relacionamento afetivo entre seus Colaboradores, sócios e conselheiros. É vedado, porém, qualquer relacionamento afetivo sempre que houver posição hierárquica entre os envolvidos e sempre que tal relacionamento possa implicar em comportamento que possa, de qualquer forma, beneficiar um dos envolvidos ou comprometer a imparcialidade e impessoalidade exigidas no comportamento corporativo. A mesma regra é aplicável em qualquer existência de relação familiar entre os Colaboradores.
• Qualquer relacionamento afetivo que possa eventualmente conflitar com as determinações deste Código deverá ser informado à área de recursos humanos, a quem competirá avaliar eventual conflito de interesse, restando assegurado que o tema poderá ser direcionado ao Comitê de Compliance para avaliação e decisão final.

6. Uso de E-mails e Ferramentas de Comunicação Profissional

Em complemento ao que prescreve a Política de Segurança da Informação existente na EPIC DIGITAL, o uso de e-mails e outras ferramentas de comunicação oficiais é também regulado neste Código e deve estar limitado a temas estritamente profissionais. Tais comunicações deverão empregar linguagem formal, sendo vedadas gírias, palavras de baixo calão ou qualquer outro termo que possa comprometer a imagem institucional da EPIC DIGITAL e um bom ambiente de trabalho.

Os sistemas eletrônicos e recursos de informática estão à disposição dos Colaboradores para o bom desempenho das suas funções.

O uso dos sistemas eletrônicos e recursos de informática da EPIC DIGITAL para assuntos pessoais não é autorizado.

As senhas de acesso aos sistemas e e-mail são de uso pessoal e responsabilidade exclusiva do Colaborador, não sendo permitida sua cessão a terceiros, ainda que a colega de trabalho.

Quaisquer tipos de softwares e programas não devem ser copiados ou instalados nos computadores e demais dispositivos da EPIC DIGITAL sem a prévia autorização da área de Tecnologia da Informação. A instalação de softwares não licenciados, vírus, malwares, trojans ou dispositivos semelhantes podem sujeitar o Colaborador às sanções administrativas.

O acesso a e-mails e quaisquer outras ferramentas de comunicação por todos os Colaboradores que não possuem cargo de confiança e que estejam fora do horário de expediente, ocorrerá exclusivamente com prévia autorização do gestor da área.

7. Uso de Equipamentos e Quaisquer Outros Bens ou Recursos

Todo e qualquer material disponibilizado pela EPIC DIGITAL é propriedade da EPIC DIGITAL e deve permanecer nas dependências da empresa a menos que um superior autorize a retirada deste material do local de trabalho.

Ao utilizar qualquer equipamento, bem ou recurso da EPIC DIGITAL, o Colaborador sempre deverá empregar os mesmos cuidados, zelo e atenção dispensado para os seus próprios bens.

A perda, deterioração não usual, ou o furto dos recursos disponibilizados devem ser imediatamente reportados, restando esclarecido que, em caso de culpa exclusiva do Colaborador, haverá o ressarcimento de sua parte, dos custos relativos a tal recurso.

Todo e-mail, site ou qualquer outro meio de comunicação utilizado pelo Colaborador para fins profissionais são de propriedade e direito da EPIC DIGITAL e, portanto, poderão ser constantemente monitorados, sobretudo aquela comunicação decorrente de equipamentos da EPIC DIGITAL.

É vedado ao Colaborador tentar acessar ou acessar, sem a presença ou supervisão de um gestor, qualquer ambiente lógico em rede ou nuvem que não sejam relacionados ao desempenho das suas atividades.

O acesso e uso de quaisquer ativos deverá seguir procedimentos e processos previstos na Política de Segurança da Informação.

8. Relação com Meios de Comunicação e Outras Mídias

Os meios de comunicação atuam como instrumento relevante de informação para os diversos segmentos da sociedade. Assim, sempre que possível, e não existindo obstáculos legais ou estratégicos, a EPIC DIGITAL permanecerá acessível e disponível para o fornecimento de dados e esclarecimentos.

Apenas Colaboradores expressamente autorizados têm permissão para interlocução, em nome da EPIC DIGITAL, com os meios de comunicação.

É proibido, sob qualquer circunstância, dar qualquer declaração à imprensa em geral que possa ser interpretada como discriminatória em virtude da origem, etnia, religião, classe social, sexo, orientação sexual, dentre outras razões. É vedado, ainda, o uso de expressões não condizentes com a melhor educação. Incluem-se neste item, a proibição de efetuar declarações aos meios de comunicação que possam aparentar ou ter orientação político-partidária ou ainda cunho ideológico de qualquer natureza.

Caso um Colaborador da EPIC DIGITAL seja autorizado a participar de entrevistas e assemelhados, deverá sempre consultar a área jurídica ou o superior, além de se limitar a efetuar comentários estritamente técnicos, precisos e completos, baseados em fatos, evitando-se o uso de juízos de valor desnecessários. Além disso, as declarações devem ser pautadas pela precisão terminológica, sendo evitada a divulgação de informações sensíveis, controversas ou imprecisas.

A EPIC DIGITAL não autoriza, salvo exceções expressas, o uso de mídias sociais para qualquer manifestação profissional de um Colaborador da empresa.

9. Confidencialidade e Proteção de Dados

O Colaborador deverá pautar toda sua atividade profissional pelo sigilo, comprometendo-se a transmitir para terceiros e outros apenas as informações estritamente necessárias e relacionadas aos negócios concernentes à cada um deles. São consideradas sigilosas, ainda, as informações:

• Relacionadas a quaisquer operações financeiras ou qualquer negócio conduzido pela EPIC DIGITAL;
• Oriundas do mercado, de clientes ou terceiros e obtidas em decorrência do vínculo existente entre o Colaborador e a EPIC DIGITAL;
• Quaisquer dados pessoais, ainda que de prospecções, Colaboradores, clientes, fornecedores e terceiros;
• Demais informações que, pela natureza dos dados transmitidos, devem ser consideradas sigilosas. Fica ressaltado que a divulgação de informações confidenciais ou privilegiadas constitui crime, além de dar ensejo à reparação civil.

A reprodução e transferência não autorizadas, sob qualquer forma, de todo conteúdo sigiloso, serão consideradas falta grave, quando não se pautarem nas estritas funções delegadas ao Colaborador.

O desligamento do Colaborador implicará na imediata transferência de todo o conteúdo, o que inclui potenciais dados pessoais, por ele detido para o responsável da área de Recursos Humanos. O desligamento não implica, ainda, na desvinculação do Colaborador às obrigações de confidencialidade, que permanecerão vigentes.

Toda a contratação de fornecedor que trate dados pessoais implicará em cuidados prévios pelos Colaboradores, desde o Colaborador requisitante até a área de Compras, com a finalidade de se assegurar as melhores práticas no tratamento de dados pessoais, sobretudo segundo ditames da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais e normas correlatas.

Os Colaboradores deverão assegurar que produtos e serviços da EPIC DIGITAL sejam estruturados e operem conforme as melhores práticas da privacidade por design.

10. Relações com Autoridades e Órgãos Governamentais

Apenas Colaboradores expressamente autorizados poderão enviar informações e atender às demais solicitações das autoridades e órgãos governamentais, o que inclui qualquer empresa controlada direta ou indiretamente pela administração pública.

Assim, qualquer participação em toda e qualquer concorrência ou atividade similar, o relacionamento decorrente de qualquer contratação e mesmo qualquer atividade de relacionamento ou decorrente de informações determinadas por tais entes ocorrerá apenas a partir de pessoas autorizadas, sendo certo que qualquer encontro para reuniões ou outras tratativas ocorrerão preferencialmente com a participação de ao menos dois Colaboradores autorizados.

É expressamente vedada a oferta de qualquer contrapartida ou vantagens a autoridades e quaisquer entes de governo, seja no relacionamento para a contratação de produtos ou serviços da EPIC DIGITAL, seja em qualquer outra sorte de relacionamento, competindo aos Colaboradores que se relacionam com tais entes a realização periódica e recorrentes de treinamentos anticorrupção.

Todo Colaborador é incentivado a levar à EPIC DIGITAL qualquer oferta, ainda que implícita, de pedido ou sugestão de suborno ou qualquer outro tipo de vantagem que possa levar a benefícios legalmente indevidos. Tal prática deve ser direcionada ao Comitê de Compliance para averiguação das medidas legalmente pertinentes.

É vedado a qualquer Colaborador a prática ou exercício de qualquer função ou cargo político, cabendo ao Colaborador a obrigação de informar sobre a pretensão a qualquer cargo ou ocupação, requisitando o correlato desligamento da EPIC DIGITAL.

Nenhuma filiação ou qualquer outra vinculação de um Colaborador à política poderá possuir relação, direta ou indireta, com a EPIC DIGITAL.

11. Relação com Clientes

Todos os clientes motivam a EPIC DIGITAL a estar se atualizando e desenvolvendo constantemente, buscando melhorias nos processos, ferramentas inovadoras, novas tecnologias afins de oferecer nossos serviços com excelência. Pensando em nossos clientes que nossas equipes se dedicam diariamente. A EPIC DIGITAL deseja aumentar nossa relação de credibilidade e poder contribuir de alguma forma para o sucesso dos nossos clientes.

O relacionamento com clientes não poderá implicar no pagamento de quaisquer contrapartidas ou outro benefício a profissionais do cliente e/ou seus familiares.

12. Propriedade Intelectual da EPIC DIGITAL

Os modelos, rotinas internas, bancos de dados, sistemas de análise desenvolvidos, em desenvolvimento ou que venham a ser criados dentro da rotina de trabalho, ainda que por Colaboradores durante o exercício de suas funções, constituem propriedade intelectual exclusiva da EPIC DIGITAL, cabendo aos diretores deliberarem acerca da comercialização, reprodução ou utilização desses, sempre no limite do contrato social ou outro documento corporativo da EPIC DIGITAL.

É vedada cópia, venda, uso ou distribuição de informações, planilhas de análise, relatórios internos e outros materiais que servem de base para a tomada das decisões da EPIC DIGITAL, sem o consentimento prévio e por escrito de pessoa com poderes expressos para tanto.

São da EPIC DIGITAL todos os programas, facilidades, projetos, produtos ou quaisquer outros elementos que possam ser tutelados juridicamente ou possam ser comercializados, conjunta ou isoladamente, ainda que tal bem ativo produzido por um Colaborador, não cabendo a este, qualquer propriedade, remuneração ou participação nos resultados decorrentes do ativo.

13. Comitê de Compliance

A EPIC DIGITAL possui um Comitê de Compliance, o qual é responsável por avaliar permanentemente a atualidade e pertinência deste Código, bem como determinar as ações necessárias para a divulgação e disseminação dos mais elevados padrões de conduta ética dentro da empresa.

Cabe, ainda, assumir o julgamento de casos de violação de maior gravidade e aplicar sanções cabíveis às infrações ao Código.

O Comitê será composto pelo CEO da EPIC DIGITAL, por um integrante jurídico e por um integrante de recursos humanos, competindo a tal Comitê a análise de casos de infração a este Código, por meio do e-mail que serve como canal de comunicação com o Comitê, o qual possui obrigação legal e contratual de manter total sigilo com relação ao remetente de qualquer mensagem recebida: compliance@epic.digital

Aquele que por qualquer motivo entender que um membro do Comitê possa estar envolvido na denúncia ou de qualquer forma possa incorrer em conflito de interesse durante a sua atuação, poderá enviar sua denúncia isoladamente para qualquer outro membro do Comitê, sendo certo que os dados de contatos estarão disponibilizados em todos os canais relevantes de comunicação com os Colaboradores.

Aquele que analisar qualquer denúncia deverá manter toda e qualquer informação em sigilo absoluto e atuará de forma autônoma e independente e finalmente, terá como principais atribuições:

• Divulgar e propagar todos os princípios éticos deste Código;
• Garantir a eficácia no cumprimento dos princípios éticos e demais regras estabelecidas deste Código;
• Atuar para esclarecer possíveis dúvidas acerca de casos concretos e sobre a interpretação deste Código;
• Incentivar e receber sugestões de melhorias e atualizações das regras deste Código e demais políticas eventualmente empregadas;
• Receber e averiguar de maneira terminativa denúncias de receito de desvios de conduta ou de comportamento contrário às regras deste Código;
• Disponibilizar e divulgar canais de comunicação para denúncias;
• Afastar e coibir o temor de assediado e do denunciante decorrente de eventual denúncia;
• Aplicar ou recomendar a aplicação de penalidades legais e internas decorrentes de práticas que impliquem o descumprimento deste Código, de eventuais políticas e ao responsável pelo assédio a pena disciplinar correspondente à gravidade de sua conduta, observados os princípios da moderação e da proporcionalidade;
• Tentar a mediação entre os protagonistas do assédio para solução amigável do conflito, quando possível.

É assegurada a todo o denunciante a não aplicação de qualquer represália ou medida de repressão decorrente de sua denúncia, ainda que infundada.

Em contrapartida, denúncias dolosamente e sabidamente falsas serão apuradas e condenadas nos termos e medidas da lei.

A EPIC DIGITAL conta com um Canal de Denúncias implementado exclusivamente para analisar casos de infringimento ao presente Código. Os casos devem ser endereçados ao endereço: denuncia@epic.digital ou através de formulário disponíveis nos nossos websites. A identificação é opcional. Os casos serão analisados com total privacidade de dados respeitando o presente Código.

14. Cumprimento do Código de Conduta Ética, Atualização e Treinamento

A EPIC DIGITAL espera que todos aos quais este Código se aplique, adotem uma conduta ética compatível com os valores e crenças da empresa, sendo responsáveis pelo seu integral cumprimento.

São inadmissíveis acusações ou informações comprovadamente falsas sobre má conduta, sujeitando o agente às medidas disciplinares decorrentes da lei e das normas da empresa.

O descumprimento deste Código será analisado caso a caso e poderá ser inclusive considerado, a depender das consequências de tal prática, falta grave do Colaborador, nos termos da legislação aplicável.

O presente Código será revisado e atualizado sempre que necessário e passará por uma revisão obrigatória ao menos a cada 12 (doze) meses.

Todos os Colaboradores ingressantes deverão ser treinados sobre o cumprimento do presente Código e todos Colaboradores do Grupo devem ter treinamento anual ao menos sobre ética, anticorrupção, segurança da informação e assédio.

15. Vedação ao Trabalho Infantil e Escravo

A EPIC DIGITAL reprime e não tolera qualquer prática que possa implicar em trabalho infantil. Para os fins deste Código, trabalho infantil é toda forma de trabalho exercido por crianças e adolescentes, salvo na condição de menor aprendiz, nos termos legais.

De igual maneira, a EPIC DIGITAL não pratica relações consideradas análogas à escravidão, tais como:

• submissão do trabalhador a trabalho exigido sob ameaça de punição, com uso de coação, realizado de maneira involuntária;
• o cerceamento do uso de qualquer meio de transporte por parte do trabalhador, com o fim de retê-lo no local de trabalho em razão de dívida contraída com o empregador ou preposto, caracterizando isolamento geográfico;
• a manutenção de segurança armada com o fim de reter o trabalhador no local de trabalho em razão de dívida contraída com o empregador ou preposto;
• a retenção de documentação pessoal do trabalhador, com o fim de reter o trabalhador no local de trabalho;

De igual maneira, parceiros e fornecedores deverão combater tais práticas, cabendo aos Colaboradores a adoção de práticas que regulem e permitam responsabilizar a infração a tais mandamentos.

16. Sanções

Não será tolerada a prática de ato ou conduta contrária aos valores e princípios que norteiam o presente Código ou que impliquem o descumprimento das diretrizes aqui estabelecidas, estando os infratores sujeitos às sanções disciplinares cabíveis, previstas na Consolidação das Leis do Trabalho, iniciando-se sempre com a advertência.

A reincidência e o não cumprimento dos planos de ação traçados após a devida orientação poderá acarretar medidas mais extremas, chegando à demissão do Colaborador. A atitude do Comitê de Compliance perante o infrator deve ser justa, razoável e proporcional à falta cometida.