ABRANGENCIA
O sucesso da EPIC DIGITAL ao longo do tempo tem como alicerce o princípio da conduta ética de seus colaboradores que seguem a cuidadosa observância das leis e regulamentos internos, e respeito pelos mais elevados padrões de conduta e integridade ética.
A EPIC DIGITAL tem como fundamento a ideia que ninguém na empresa pode sacrificar sua integridade, seja para obter vantagens pessoais, seja para obter benefícios para os negócios.
O Código de Conduta Ética e Política Anticorrupção se aplica a todos os colaboradores.
AMBIENTE DE TRABALHO
A EPIC DIGITAL respeita e promove os direitos humanos em suas atividades. Se compromete a ter um ambiente de trabalho não discriminatório e proíbe discriminação e assédio a qualquer pessoa baseada em raça, cor, nacionalidade, credo, religião, idade, sexo, orientação sexual, deficiência física ou qualquer situação protegida por lei.
A diversidade de pessoas promove maior experiência profissional e pessoal colaborando para um atendimento diferenciado para uma gama de clientes também diversificados. A aplicação de padrões de diversidade aos contratos com fornecedores e clientes é uma demonstração de que os negócios são baseados em qualidade de serviço, credibilidade e preço.
SIGILO E CONFIDENCIALIDADE
Todos os colaboradores e fornecedores são responsáveis por guardar informações confidenciais ou não, relacionadas à EPIC DIGITAL, clientes e fornecedores como explicito no TERMO GERAL DE COMPROMISSO DE SIGILO E CONFIDENCIALIDADE.
POLÍTICA DE INFORMAÇÕES PRIVILEGIADAS
Entende-se como informação privilegiada qualquer informação não pública a respeito de entidade pública. O uso de informações privilegiadas é regido por leis, incluindo as que proíbem o uso indevido dessas informações. A EPIC DIGITAL possui conduta a assegurar a conformidade com as leis para coibir ocorrências inadequadas.
POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO
Objetivo e Abrangência
Descrever e explicar as proibições contra suborno e corrupção e outras fraudes em todas as operações da EPIC DIGITAL Tecnologia de Informação Ltda. (matriz e filiais) estabelecendo as diretrizes e condutas, assegurando que os Colaboradores observem os requisitos da Lei Brasileira Anticorrupção (Lei Federal nº 12.846 sancionada em 1º de agosto de 2013) e do Decreto nº 8420/2015, reforçando o compromisso em conduzir seus negócios com os mais altos padrões de honestidade e integridade. Esta Política deve sempre ser interpretada e cumprida em conjunto com o REGULAMENTO INTERNO da EPIC DIGITAL.
Esta Política é aplicável a todos os colaboradores, administradores, clientes, fornecedores e parceiros da EPIC DIGITAL.
Regras
Introdução
A EPIC DIGITAL (matriz e filiais) está comprometida com a promoção da conduta ética em conformidade com ordenamento jurídico vigente, princípios e valores assumidos em seu REGULAMENTO INTERNO. A EPIC DIGITAL (matriz e filiais) deve cumprir toda a legislação que estiver obrigada pelos negócios e atividades que pratica, inclusive legislação internacional ou transnacional quando lhe for aplicável.
Considerações Gerais acerca da Lei Anticorrupção - Lei 12.846/2013 e Decreto nº 8420/2015
A lei anticorrupção, regulamentada pelo Decreto n° 8420/2015, dispõe sobre a responsabilidade administrativa e civil de pessoas por atos praticados por seus colaboradores ou terceiros agindo em seu nome, contra administração pública, seja nacional ou estrangeira.
Condutas proibidas pela Lei Anticorrupção
I. Prometer, oferecer ou dar vantagem indevida a agente público ou a terceiro a ele vinculado;
II. Comprovadamente financiar, custear ou patrocinar a prática de atos ilícitos;
III. Dificultar atividade de investigação ou fiscalização de órgãos, entidades ou agentes públicos.
Cultura e Conscientização
Faz parte da Cultura Organizacional da EPIC DIGITAL (matriz e filiais) não tolerar a prática de qualquer ato de descumprimento da legislação, com destaque a atos de corrupção. Todas as ações, programas e todos os projetos são construídos e desenvolvidos sempre pautados nas melhores práticas e com o estrito cumprimento do ordenamento jurídico aplicável.
Responsabilidade de todos os colaboradores
Os colaboradores devem manter atenção às situações que possam indicar que vantagens ou pagamentos indevidos possam estar ocorrendo, devendo obrigatoriamente reportar todas as situações suspeitas à Administração da EPIC DIGITAL.
Os colaboradores devem manter atenção especial às operações em que o pagamento ou o benefício indevido possa ser recebido por qualquer pessoa, seja ele Agente Público, incluindo seus familiares, ou não, devendo obrigatoriamente reportar todas as situações suspeitas à administração da EPIC DIGITAL.
É responsabilidade de todos os colaboradores comunicar qualquer violação e/ou suspeita de violação às regras dessa Política.
As comunicações de violação e suspeita de violação, identificadas ou anônimas, poderão ser feitas diretamente à administração da EPIC DIGITAL.
Responsabilidades de todos os fornecedores e/ou parceiros de negócios da EPIC DIGITAL
Os fornecedores e/ou parceiros da EPIC DIGITAL devem conhecer todo o teor e cumprir todas as regras da Lei Anticorrupção;
Nenhum fornecedor e/ou parceiro de negócios da EPIC DIGITAL está autorizado a oferecer qualquer benefício em nome da EPIC DIGITAL, com a finalidade de alcançar benefício indevido, especialmente no relacionamento com agentes públicos;
Nenhum fornecedor e/ou parceiro de negócios da EPIC DIGITAL está autorizado a terceirizar, repassar ou dividir obrigação decorrente de contrato firmado, sem autorização expressa e previamente prevista em norma ou contrato firmado com a EPIC DIGITAL (matriz e filiais);
É responsabilidade de todos os fornecedores e/ou parceiros da EPIC DIGITAL informar qualquer violação e/ou suspeita de violação às regras dessa Política;
As comunicações de violação e suspeita de violação, identificadas ou anônimas, poderão ser feitas diretamente à Administração da EPIC DIGITAL.
Exemplos de Situações de Atenção
Colaboradores, administradores e fornecedores ou parceiros da EPIC DIGITAL (matriz e filiais) têm o dever de garantir o cumprimento das normas anticorrupção, bem como desta Política Anticorrupção, mantendo-se vigilantes em relação às atividades e práticas de outros colaboradores, empresas parceiras ou terceiros, denunciando as situações suspeitas à Administração da EPIC DIGITAL.
São exemplos de situações que demandam análise cuidadosa:
Qualquer recusa em cumprir as normas anticorrupção;
Realização de procedimentos ou contratações incomuns ou fora dos procedimentos previstos, sem autorização de exceção previamente prevista em norma da EPIC DIGITAL (matriz e filiais);
Transação com terceiro que tenha má reputação empresarial ou se recuse a fornecer todos os dados referentes ao negócio;
O colaborador que identificar a ocorrência de qualquer uma dessas situações, ou de qualquer outra situação suspeita deverá, obrigatoriamente, realizar denúncia (mesmo que anônima) à Administração da EPIC DIGITAL.
Patrocínio
O patrocínio de eventos ou ações poderá ser feito, sem ofensa à presente política ou a Lei Anticorrupção desde que desvinculado de qualquer finalidade de beneficiamento indevido. Em qualquer hipótese será sempre obrigatória a aprovação da Administração da EPIC DIGITAL, após apresentação de projeto detalhando os valores envolvidos, benefícios para o negócio e/ou sociedade e informações sobre o patrocinado. O projeto deverá contemplar histórico e análise de perfil do patrocinado, com destaque à reputação ilibada e não envolvimento em situações com suspeita ou condenação em crimes tais como fraudes e crimes de corrupção. Os responsáveis pela proposta de patrocínio também serão responsáveis pelo acompanhamento do correto uso dos bens dados em patrocínio. Todos os patrocínios devem ser baseados em contratos formalizados entre a EPIC DIGITAL (matriz e filiais) e instituições que receberão patrocínio.
Presentes e Hospitalidades
Presentes e hospitalidades, entendidos como gratuidades e pagamento de despesas com entretenimento somente serão permitidos para fins institucionais, comerciais ou de marketing, e sempre em conformidade com as leis, e Regulamento Interno da EPIC DIGITAL e das empresas ou entidades com as quais mantenha relações.
Nenhum brinde, presente, viagem ou entretenimento pode em hipótese alguma ser dado a qualquer pessoa, seja ela Agente Público ou não, para influenciar ou compensar impropriamente um ato ou decisão, como compensação real ou pretendida para qualquer benefício da EPIC DIGITAL (matriz e filiais), de seus sócios e colaboradores (Próprios e Terceiros).
Não é permitida qualquer forma de presente que possa ter a intenção de alcançar benefício indevido. Estão excluídas situações nas quais os presentes ou convites institucionais ou publicitários, assim considerados aqueles que exibam logotipos e/ou produtos da empresa e que sejam de Valor Nominal.
Os colaboradores da EPIC DIGITAL (matriz e filiais) não têm permissão para aceitar gratuidades, presentes ou qualquer benefício de qualquer natureza ou valor de pessoas de qualquer modo relacionadas com as atividades corporativas (empresas de terceirização, parceiros, clientes, etc.) e, de qualquer outro modo, capazes de dar a impressão de que se destinam a obter ou conceder benefício indevido.
Os colaboradores que receberem benefícios ou gratuidades fora dos casos permitidos devem notificar à Administração da EPIC DIGITAL, que avaliarão o caso do ato e encaminharão os bens, quando possível, para doação.
Participação em Concorrências, Compras e Contratações
Todas as compras e contratações devem ser feitas nos termos previstos na Política de Compras, e/ ou na Política de Contratos da EPIC DIGITAL (matriz e filiais), sendo vedada a contratação de bens e serviços mediante o uso indevido de influência sobre qualquer pessoa, seja ela Agente Público ou não.
Os colaboradores da EPIC DIGITAL (matriz e filiais), não podem receber ou ofertar qualquer tipo de presente ou entretenimento, de qualquer pessoa, física ou jurídica, seja ela Agente Público ou não que possa influenciar ou compensar impropriamente um ato ou decisão, como compensação real ou pretendida para qualquer benefício da Empresa e de seus sócios.
Situações especificas
A participação em Licitações deverá seguir estritamente o previsto na legislação vigente. Todas as informações fornecidas deverão condizer com a realidade. Não é autorizada nenhuma ação visando facilitar ou burlar os requisitos da licitação em andamento. Não é autorizada nenhuma ação direta, ou indireta, com qualquer agente público ou não, com o intuito de garantir firmar contrato com os governos Federal, Estadual ou Municipal, buscando burlar regras de concorrência.
É vedado qualquer ato com o propósito de:
Frustrar ou fraudar, mediante ajuste, combinação ou qualquer outro expediente, o caráter competitivo de procedimento licitatório público;
Impedir, perturbar ou fraudar a realização de qualquer ato de procedimento licitatório público;
Afastar ou procurar afastar licitante, por meio de fraude ou oferecimento de vantagem de qualquer tipo;
Fraudar licitação pública ou contrato dela decorrente;
Criar, de modo fraudulento ou irregular, pessoa jurídica para participar de licitação pública ou celebrar contrato administrativo;
Obter vantagem ou benefício indevido, de modo fraudulento, de modificações ou prorrogações de contratos celebrados com a administração pública, sem autorização em lei, no ato convocatório da licitação pública ou nos respectivos instrumentos contratuais;
Manipular ou fraudar o equilíbrio econômico-financeiro dos contratos celebrados com a administração pública.
A EPIC DIGITAL poderá decidir restringir as contratações com o setor público.
A EPIC DIGITAL (matriz e filiais) deve cumprir toda a legislação a que estiver obrigada pelos negócios e atividades que pratica. As informações solicitadas por auditores fiscais de qualquer ente governamental devem ser respondidas de acordo com a verdade, não sendo permitido oferecer qualquer tipo de vantagem ao auditor com o intuito de evitar ou impedir a fiscalização, e assim alcançar benefício indevido.
Controle do cumprimento CODIGO DE CONDUTA ÉTICA E POLÍTICA ANTICORRUPÇÃO
Os colaboradores devem estar cientes que as violações a este Código, serão tratadas com a maior seriedade e estarão sujeitas às ações disciplinares aplicáveis, independentemente do nível hierárquico, sem prejuízo das penalidades legais cabíveis.
As violações poderão resultar em penalidades a critério da EPIC DIGITAL, variando de uma notificação à demissão sempre em observância à legislação civil, trabalhista e penal vigente. Em casos onde a violação possa causar danos a EPIC DIGITAL, esta pode entrar com uma ação judicial e reclamar os respectivos danos.
A EPIC DIGITAL (matriz e filiais) realiza o controle de cumprimento dessa política com uso de ferramentas internas, com destaque às informações provenientes da Administração e Auditorias.
Canal Direto de comunicação
Assim como cada Colaborador é responsável por suas próprias ações, também poderá ser responsável por ações de terceiros, caso fique claro que ele tenha conhecimento de que essas pessoas estavam violando o Código e nada fez.
A EPIC DIGITAL (matriz e filiais) segue as melhores práticas de governança corporativa, respeitando o sigilo das denúncias, e protegendo os denunciantes a partir da preservação da confidencialidade das informações.
As denúncias deverão ser encaminhadas para:
e-mail: condutaetica@epic.digital
ou alternativamente reportada para a administração da EPIC DIGITAL:
Fabio Munhoz Perachini - CEO - +55 11 99950-6847
Será respeitada a confidencialidade de quem levantar preocupações e denúncias e não será tolerada retaliação ou qualquer constrangimento ao seu autor.
Termo de Acordo
O comprometimento de todos os colaboradores da EPIC DIGITAL é fundamental para que este Código de Conduta Ética e Política Anticorrupção seja um instrumento verdadeiro de orientação e conduta e seja vivenciado e aplicado no cotidiano profissional.